Od digitalizacije je puno skuplji trošak nekorisnih procesa

Spora i nekorisna administracija jednako je veliko breme kao bilo koji drugi proces nad kojim nemamo kontrolu.

Stav da je digitalizacija poslovanja skupa, potpuno je pogrešna jer mi u Srbiji generalno imamo pogrešnu percepciju troška, a jasno je zašto postoji. To je kao kad računamo da nam je jeftinije ako sami napravimo večeru, umesto da je poručimo, a pritom ne uračunamo svoj rad, vreme koje smo utrošili na njeno pripremanje, gorivo koji smo potrošili dok smo otišli po namirnice, amortizaciju automobila, a na kraju trošak samih namirnica. Niko ne osporava da je domaća večera ukusnija, ali ne možemo tvrditi da je jeftinija jer dosta toga u njenom pravljenju nismo prepoznali kao trošak, što ne znači da ga nije bilo.

U poslovanju puno procesa uzimamo zdravo za gotovo, ne razmišljajući koliko nas stvarno koštaju. Mladi profesionalac, stručnjak za računovodstvo i finansije, predstavlja trošak ako je njegov posao sveden na pretraživanje papirnih registratora ili prepisivanje suvoparnih podataka s računa koje gotovo svaki računovodstveni sistem koji postoji na srpskom tržištu jednostavno učitava, ako je poslat kao eRačun. Kada se neko školovao i godinama ulagao u svoje znanje, teško da može pronaći motivaciju u nekorisnom radu, kao što ni firma ne može imati korist od njegovih sposobnosti ako ih zbog administrativnog posla ne stigne pokazati.

Sve što nam ne koristi – šteti

Govoreći generalno o podeli između mikro, malih, srednjih i velikih preduzeća, primarno se fokusiramo na visinu njihovih prihoda i broj zaposlenih, ali bitna stavka koja ih razlikuje, a o kojoj se retko govori je spremnost na prihvatanje digitalnih rešenja i dobro upravljanje troškovima. Neka velika kompanija nije postala velika jer je dozvolila trošak resursa na nekoristan rad. Postala je velika jer je maksimizirala korisnost svakog svog sektora, svakog zaposlenog, svakog procesa. Spora i nekorisna administracija jednako je problem kao bilo koji drugi proces nad kojim nemamo nadzor, a sve što nam ne koristi – šteti. Jasno je kako onih jedan ili dva posto velikih kompanija na domaćem tržištu još od pojave prvih računara teži tome da ima najbolje softvere i informacijske sisteme kojima će i interna komunikacija i saradnja biti brža i efkasnija, ali i da su preduzeli sve kako bi razmena dokumenata eksterno funkcionisala jednako besprekorno.

Većinu privrednih subjekata u Srbiji čine mikro, mala i srednja poduzeća koja, jasno, nemaju sredstva da bi angažovale  IT kompanije da im projektuju sopstvena rešenja, ali tržište je danas takvo da za svaki, najsloženiji ili najbanalniji administrativni posao, postoje ready-to-use aplikacije i softveri koji su cenovno daleko jeftiniji od troška koji im, većini, trenutno generiše nekorisni administrativni proces.

Ne stvara posao papir, već papir stvara posao

Najčešći izgovor za bežanje od digitalizacije, uz cenu je nedostatak vremena.

Već kroz digitalizaciju administracije lako je uvideti kako bi potpuna digitalna transformacija proizvodnog, prodajnog i komunikacijskog segmenta poslovanja povećala ne samo produktivnost cele kompanije, nego i zadovoljstvo svih učesnika. Postupak uvođenja digitalnih rešenja u poslovanje zapravo je vrlo jednostavan jer je moguće započeti s uvođenjem digitalnih knjigovodstvenih isprava umesto papirnih. eRačuni, eOtpremnice, eNarudžbenice i slično ne traže kvadrate poslovnog prostora, već se skladište u Moj-eArhiv, cloud rešenje koje omogućuje pristup poslovnim dokumentima gde god se mi fizički nalazili u tom trenutku.

Kao, recimo, kada sedimo na kafi i prijatelju koga dugo nismo videli želimo pokazati fotografju deteta od pre osam meseci. Koristićemo arhivu na Dropboxu, Google slikama i sličnim cloud mestima za čuvanje podataka jer znamo da, čak i ako ostanemo bez mobilnog telefona, naše fotografje ostaju sigurne na serverima nekog servisa koji ih za nas čuva. Ono što nam je bitno, pobrinemo se da bude sačuvano. Zašto onda dokumentaciju koja je važna za posao onda tako olako prepuštamo na milost i nemilost spoljnim uticajima, čuvajući ih u registratoru na polici potpuno izložene?