Digitalizacija papirne arhive smanjuje većinu administrativnih troškova
Dok se vozimo nazad u kancelariju na povratku sa sastanka često razmišljamo o tome koliko zapravo znači taj susret oči u oči s klijentom. Koliko možemo saznati o njihovim potrebama iz jednostavnog razgovora o uobičajenim radnim navikama i procesima unutar firme. Generalno iz toga proizlazi naš stav, koji neretko ističemo, kako domaće firme ne beže od poslovnih inovacija, one žude za „alatima“ kojima će ubrzati svoje poslovanje i osigurati veću sigurnost za svoj rad.
Jedino šta razlikuje naša od preduzeća u razvijenim evropskim državama je što kod nas retko sami traže takva rešenja, a više očekuju da im se ona pojave među „alatima“ koje već koriste. Sve je to usled preterane birokratije, zbog čega nam je prirodno, da se tako izrazimo, za sve tražiti papir sa pečatom; potpisom i pečatom pa ga još onda kopirati barem sedam puta, nek’ se nađe!
Jedan naš potencijalni klijent, priča nam kako hitno mora pronaći studente za rad, što je naravno otežano zbog situacije s koronavirusom, jer su im arhive nepregledne, pretrpane i zaposleni gube puno vremena na pretraživanje dokumenata koji, s obzirom na to koliko ih je, već zauzimaju svaki kvadrat njihovog poslovnog prostora. Shvatajući njegovu frustraciju, nije nam bilo jasno rešenje koje predlaže. Pojednostavljeno, plan mu je bio da jedan trošak zameni drugim, ali problem bi ostao isti – nepregledan, razbacan arhiv važnih poslovnih dokumenata koji zauzimaju dosta radnog prostora.
Zašto se odlučiti za Moj-eArhiv?
Pretraga dokumenata neuporedivo je brža, dokumenti su bitno sigurniji, a istovremeno štedite papir, eliminišete troškove štampanja ili gubitka dokumenata i prostora za arhiviranje.
Osnovni benefiti servisa Moj-eArhiv
- Sigurnost
- Elektronsko arhiviranje u trajanju od 11 godina
- Zakonska regulativa
- Brza pretraga
- Auto arhiviranje
- Dostupnost
Zanimljiva informacija vezana za poređenje papirne i elektronske arhive je da The Paperless Project navodi kako bi, u slučaju da zbog nekog oblika katastrofe, preduzeća izgube papirnu arhivu, 70% njih bi propalo u samo tri nedelje!
Naravno da smo podržali potencijalnog klijenta da zaposli studente, ali je naš savet bio, kad već organizuje arhivu, neka je potpuno digitalizuje sa Moj-eArhiv.