Zašto biramo bespapirno poslovanje

Bespapirno poslovanje i kancelarije bez papira pojmovi su koji se u poslednje vreme često spominju kao jedino rešenje za eliminaciju nepotrebnih troškova u firmama.

Većina nas, a sve nas je manje, koji smo odrasli sa stripovima i knjigama u rukama  obožavamo miris stranica dok ih listamo, ali u poslovanju je neophodno zalagati se za inovativno, bespapirno poslovanje, a ovo su razlozi:

1. Administrativno rasterećenje

Svaka firma želi povećati produktivnost, ali i osećaj vrednosti svojih zaposlenih, zbog čega neretko pokušavamo pronaći organizacioni model uz koji će to sve funkcionisati. Bez obzira na model, jedini način da se administrativno rastereti poslovanje je da se eliminišu nekorisni rad poput ispisivanja, kovertiranja i poštanskog slanja dokumenata. Zato se svaki dokument koji uđe u servis Moj-eRačun odmah digitalizuje, u slučaju da već nije eDokument, a potom učitava u sistem Moj-DMS i upućuje na dalju obradu.

2. Lakši pristup dokumentima

U periodu usled pandemije, štošta smo novo naučili, jedna od prvih lekcija, bila je kako posao ne sme biti vezan za kancelariju. Zvuči zbunjujuće? Recimo da neka mala kompanija mesečno šalje i prima oko stotinu računa koji se trebaju platiti, odnosno biti naplaćeni, trebaju se knjižiti i arhivirati. I sve je to u redu, dok možemo pristupiti mestu rada, ali ako nas ti papiri čekaju u poslovnoj zgradi u koju ne možemo ući zbog mera predostrožnosti naš posao do daljnjeg mora stati. Kada primamo eRačune i druge eDokumente, koje skladištimo u eArhiv, tada im uz pomoć servisa Moj eRačun možemo pristupiti gde god se nalazili.

3. Smanjenje troškova

Većina naših korisnika, koji vode robno-materijalno knjigovodstvo, ističu kako su im velike probleme u poslovanju činile greške na otpremnicama i računima, kao i dugotrajno čekanje na odobrenje. Greške, naravno, nisu činili samo njihovi dobavljači, nego i oni sami prilikom prepisivanja podataka. Mi smo razvili čitav propratni set dokumenata; eOdobrenje, eOtpremnica, eNarudžbenica, eZaduženje, eIOS, eOpomena, odnosno gotovo sve knjigovodstvene dokumente koje cirkulišu među preduzećima, a pravno su identične papirnim dokumentima. Mogu se overavati, knjižiti, plaćati, potpisivati i čuvati u svom inicijalnom digitalnom obliku, što u potpunosti transformiše poslovanje na bolje, a uštede se na mesečnoj bazi broje u hiljadam dinara.

4. Upravljanje radnim procesima

Svaka firma koja ima više od jednog zaposlenog i upravlja s više dokumenata, u pravilu ima više problema u poslovanju uzrokovanih sporom administracijom, lošom komunikacijom između zaposlenih ili sektora, kao i gubljenjem knjigovodstvenih dokumenata koji “putuju“ kroz firmu. Jasno je kako takva firma ne može biti efikasna dok ne postavi hodograme koji će diktirati redosled aktivnosti. Kada svaki dokument koji uđe u firmu ili bilo koju organizaciju i putuje kroz sisteme za upravljanje digitalnim dokumentima, kao što je sistem Moj-DMS, onda jasno možemo izračunati koliko traje koji proces, ali i koliko nas svaki od njih košta.

5. Veća sigurnost

Digitalno poslovanje kroz sisteme Moj-DMS i Moj-eArhiv omogućava ograničen pristup korisnicima. Vi i kolega iz prodaje imate pristup eArhivi, ali niti jedan od vas ne može ući u folder svoga menadžera ili računovodstva, nego isključivo eArhivu vezanu za vaš posao. Kada je arhiva u registratorima iza vaših leđa, tada mu može pristupiti bilo ko, dovoljno je da odete na pauzu. Ono što je možda i veća opasnost svakako su prirodne katastrofe, pandemija, što nam se nakon 2020. godine ne čini kao nemoguć scenario. Svi podaci vaše firme, što znači i svi dokumenti vaših korisnika, čuvaju se na više zasebnih servera na različitim mestima, što znači da svojim dokumentima možete pristupiti u skoro svakom scenariju koji možete pretpostaviti.

6. Povećanje konkurentnosti

Radimo pametnije, a ne napornije. Usvajanje novih ideja, razvoj kreativnosti, prihvatanje dobrih praksi iz drugih zemalja pokazali su se ključnim u razvoju servisa Moj-eRačun kao celine, ali i nas, ponaosob, kao ljudi koji ga stvaraju. U čitavom tom procesu prepoznali smo digitalizaciju kao osnovni preduslov povećanja konkurentnosti jer je upravo u tome razlika između najjačih evropskih zemalja i naše zemlje. Digitalizacija društva i države omogućila je i promenu načina razmišljanja, a naš je cilj da tim putem krene i Srbija zbog čega smo razvili čitav niz usluga koje su namijenjen MSP sektoru. 

7. Društveno-odgovorno poslovanje

Ono što je danas ključno u modernom poslovanju je društveno-odgovorno poslovanje. Više ne možete biti najbolji ni u svojoj ulici, ako se vaše poslovanje ne odražava pozitivno na okolinu, interne i eksterne činioce, odnosno zajednicu u celini. Svaki eRačun, eOptremnica, eOdobrenje koji je prošlao kroz ERP –  računovodstveni sistem našeg partnera integratora delić je stabla koje smo sačuvali!