Papirna i digitalna dokumenata. Razlika nije samo u formatu!

Papir je toliko duboko ukorenjen u naše radne procese da ne vidimo koliko nas usporava i koliko nepotrebnih resursa trošimo na njegovu obradu. Donosimo nekoliko primera iz svakodnevnog poslovanja gde se vidi koliki je papir „proizvođač“ troška.

Jeste li znali da se prosečni dokument koji uđe u preduzeće kopira čak 19 puta? Podatak do kojeg je došao Pricewaterhouse Coopers (PwC) u jednom od svojih istraživanja o korištenju papira u modernim kompanijama.

Preuzimanje / pronalazak dokumenata

Otkad su se e-mejlovi postali glavni kanal poslovne komunikacije, nemamo problem pronaći informacije od pre nekoliko godina. U pretraživač e-mejla ukucamo ključne reči i u nekoliko trenutaka dođemo do rezultata. Kod papirne dokumentacije to prvo znači pronaći registrator i prelistavati stotine dokumenata dok ne dođemo do traženog, ako se u međuvremenu nije “zagubio”!?!

Gubljenje dokumenata

Od ukupnog broja dokumenata koji uđu u neko preduzeće, izgubi ih se oko 7,5%, od čega se 3% nikad ne pronađe. Osim što generišu trošak nekorisnog rada, izgubljeni dokumenti mogu stvoriti i pravne posledice. Digitalni dokumenti primljeni u sisteme za upravljanje takvom vrstom dokumenata, kao što je Moj-DMS i sačuvani u Moj-eArhiv, pronalaze se putem ključnih riječi i nemoguće ih je izgubiti ili obrisati, osim ako za brisanje imate posebno ovlašćenje.

Prostor za arhiviranje

U klasični poslovni fiokar možemo odložiti oko 10.000 dokumenata, za šta nam treba otprilike kvadratni metar prostora. Ako se setimo zakonski određenog perioda za čuvanje poslovnih dokumenata pa tome dodamo godine poslovanja, jasno je kako ćemo se kroz godine morati širiti, možda ne poslovanjem, ali svakako prostorom – za čuvanje dokumentacije. Kada su svi dokumenti digitalni, smeštaju se na cloud i zauzimaju vrlo malo prostora, možemo skladištiti i čuvati oko 20.000 dokumenata na svega 1 GB prostora eArhive.

Sigurnost dokumenata

Ne moramo govoriti o elementarnim nepogodama ili požarima koji mogu uništiti papirnu arhivu, dovoljno je da se podsetimo da smo barem jednom u životu svi prosuli kafu, ili neki drugi napitak, po važnim poslovnim dokumentima. Dokumenti koji se čuvaju u sistemu Moj-eArhiv imaju višestruki nivo zaštite za pristup dokumentima. Osim što im se pristupa uz posebnu lozinku, radnje u okviru sistema određene su unapred zadatim ovlašćenjima po zaposlenom.

Da li ste do sada uočili gde u vašem preduzeću papir generiše najveći trošak?