Praznično vreme većini stvara osećaj mira, radosti i veselja. Tako je i računovođama, uglavnom, ako izuzmemo onaj podsvesni glas koji negde iz prikrajka, najčešće u momentima kad bismo trebali biti posebno opušteni, recimo dok pijemo jutarnju kafu, ponavlja poput pokvarene ploče: revizija, inventar, završni račun i ne nužno tim redosledom. Svake godine imamo slične želje. Za početak, malo mira, malo više vremena za ono što nas veseli i malo manje posla oko operative, a svako ko je proknjižio barem jedan ulazni račun, zna da u računovodstvu upravo ovaj poslednji deo onemogućuje ostvarenje prve dve želje.

Pa zato i sledeće želje:

1. Manje papira 

Želim eRačune, eOtpremnice, eNarudžbenice, da svi dokumenti do mene dođu sigurnim kanalom u digitalnom obliku, da su sigurni i uvek dostupni. A zakonodavac je predvideo da sve što nam je bitno u poslovanju izrađujemo, razmjenjujemo i čuvamo u digitalnom formatu. Zato postoje sertifikati i vremenski žig. Umesto prašine na registratorima, u narednom periodu biramo prašinu na printeru.

2. Manje izgubljenih dokumenata 

Kraj obračunskog perioda je sinonim za „jurenje“ računa koji nikad nisu došli do nas. Kolege će znati situaciju: vidimo plaćene fakture, otvorene dobavljače, možda je čak došao i potpuno bezvredni slip POS uređaja, ali ono jedino što treba – račun, nije. Šaljemo mail, ali ne jedan, a onda zovemo… Svi koji rade ovaj posao znaju i da se ti računi još zovu „poslao sam vam ga sigurno“. Šalu na stranu, jedini način za rešavanje ovakvih situacija je centralizovani unos dokumenata. Plan je da sve koji učestvuju u obradi trošakova naučiti da, istog trenutka kada je u njihovim rukama račun,fotografišu ili skeniraju dokument i učitaju ga u Moj-DMS. Pokretanjem unapred zadatog hodograma,  računu se pridaju određeni indeksi, određuje mu se put kretanja unutar firme, direktor ga odobrava digitalno čak i ako je na poslovnom putu i tačno znamo kada je red da se knjiži, platim i odloži u arhiv na čuvanje.

3. Manje nerviranja oko ispravki

Kada ko zna koji put pozovete telefonom i molite nekoga s druge strane da vam konačno pošalje izjavu da se slaže s vašim odobrenjem, nervoza je najblaža reč kojom bi se opisalo ono šta osećate. Knjižna odobrenja su korisna stvar, posebno ako se ispravlja samo deo računa, no dočekati to parče papira na kojem stoji iznos koji se ispravlja, po kom računu i datum, odnosno razdoblje u kojem se ispravlja, zajedno s potpisom ovlašćene osobe, nekad se čini kao nemoguća misija. Ali uz pomoć eOdobrenja i eZaduženja to ce biti bez nerviranja!

Možda smo zapravo sve ove želje mogli staviti u jednu rečenicu, nešto u smislu da želimo računovodstvo s manje operativnog posla, s manje mogućnosti za greške jer ima manje (nepotrebne) papirologije, brže i efikasnije računovodstvene procese kako bismo se posvetili konkretnijim zadacima te dobiti više vremena za edukacije, unapređivanje znanja i veština i konačno uživanje u poslu. Da, želimo više vremena kroz automatizaciju procesa i to ćemo ostvariti korištenjem svih dostupnih alata.

Objavljeno u blog-rsi označene kao, , , , , , ,